IMPARTITION RH A FORT IMPACT
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
1. PRINCIPES GÉNÉRAUX
HRwire s’engage à protéger la confidentialité des Renseignements personnels auxquels elle a accès. Afin de porter à l’attention des Clients (et de leurs Employés) et des Visiteurs les pratiques de confidentialité mises en place, HRwire a élaboré cette politique de confidentialité (la Politique de confidentialité), laquelle résume notamment : (i) les types de Renseignements personnels colligés; (ii) les raisons pour lesquelles HRwire recueille ces Renseignements personnels; (iii) les manières dont HRwire les utilise et les protège; et (iv) les circonstances en vertu desquelles ces Renseignements personnels sont partagés à l’extérieur de HRwire lorsque requis ou permis aux termes des lois applicables. Cette Politique de confidentialité décrit également les décisions qui peuvent être prises relativement à la collecte, à l’accès, à l’utilisation et à la conservation des Renseignements personnels. Voici les différentes sections de notre Politique de confidentialité :
Définitions et interprétation
Collecte et utilisation des Renseignements personnels
Partage des Renseignements personnels colligés
Conservation des Renseignements personnels
Mesures de sécurité mises en place
Sites Internet de tiers
Accès, correction et suppression des Renseignements personnels
Modification à cette Politique de confidentialité
Contacter HRwire
En acceptant les Services offerts par HRwire et/ou en consultant le Site public, vous consentez expressément à la collecte, l’utilisation et la divulgation de vos Renseignements personnels conformément à la présente Politique. Si vous n’êtes pas d’accord avec cette Politique de confidentialité, votre seule alternative est de ne pas utiliser les Services ou accéder au Site public, selon le cas.
2. DÉFINITIONS ET INTERPRÉTATION
2.1 Dans cette Politique de confidentialité, les termes ci-dessous ont les significations suivantes :
Candidats signifie des Personnes physiques avec lesquelles HRwire peut interagir dans le cadre des Services de recrutement rendus à un Client ou afin de combler une Offre d’emploi chez HRwire.
Client signifie chacune des Personnes qui ont conclu un contrat de service avec HRwire suivant lequel HRwire fournit les Services convenus, incluant leurs Personnes autorisées.
Consultants désigne les travailleurs autonomes, consultants externes et autres fournisseurs externes pouvant être retenus par HRwire afin de fournir les Services au Client, que peu importe que ceux-ci s’affichent au Client comme étant des employés de HRwire ou des sous-traitants retenus par HRwire dans le cadre des Services.
Employés signifie les employés d’un Client, ainsi que ses consultants externes et travailleurs autonomes, le cas échéant, dont les dossiers d’employés peuvent être gérés par HRwire dans le cadre des Services fournis au Client.
HRwire désigne collectivement HRwire inc, ses Personnes autorisées et les Consultants avec lesquels HRwire inc. fait affaire pour offrir ses services.
Offre d’emploi désigne toute ouverture de poste à combler au sein d’un Client pour laquelle HRwire offre des Services de recrutement ou encore une ouverture de poste à combler au sein de HRwire.
Personne désigne un individu, une société, un partenariat, une société à responsabilité illimitée, une autorité gouvernementale, une organisation non constituée en société, une fiducie, une association ou toute autre entité.
Personnes autorisées signifie collectivement les administrateurs, dirigeants, employés, agents, contractants, mandataires et ayant-droits d’une Partie.
Renseignements personnels signifie toute information concernant un individu identifiable et pouvant l’identifier directement ou indirectement, incluant, mais sans s’y limiter, toute coordonnée, toute adresse (civique ou courriel), toute photo ou vidéo et toute adresse de protocole Internet, ainsi que les renseignements composant le dossier des Employés auxquels HRwire peut avoir accès, de même que les renseignements fournis par les Candidats.
Services signifie collectivement les services pouvant être fournis par HRwire, directement ou par l’entremise de Consultants, à ses Clients, notamment : (i) les services de conseil et d’assistance en matière de ressources humaines (RH) en entreprise (les Services d’accompagnement RH); (ii) les services en matière de recrutement, notamment offerts dans le cadre de toute Offre d’emploi (les Services de recrutement); ainsi que les services connexes à ceux-ci.
Site public signifie le site Internet de HRwire disponible au https://......... ou toute autre adresse URL, accessible aux Visiteurs.
Témoins désigne les petits fichiers texte qui sont placés sur le disque dur des appareils, le cas échéant, lorsqu’une personne accède au Site public, lesquels peuvent soit être temporaires et disparaître lorsque ces appareils sont fermés, soit être permanents et demeurer même après la fermeture de ces appareils.
Visiteur signifie toute personne naviguant sur le Site public, incluant tout Candidat qui consulte ou répond à une Offre d’emploi diffusée sur le Site public.
2.2 À moins que le contexte ne requière autrement : (i) les variations grammaticales de tout terme défini dans la présente ont une signification similaire; et (ii) le singulier inclut le pluriel, et le masculin inclut le féminin, et vice versa.
3. COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Dans le cadre de la fourniture de ses Services, HRwire colligera et/ou traitera divers Renseignements personnels au sujet de Personnes physiques, incluant des Employés et des Candidats. HRwire colligera également des Renseignements personnels sur tout Visiteur lorsque celui-ci accédera au Site public ou contactera autrement HRwire. Dans tous les cas, ces Renseignements personnels sont colligés et utilisés qu’aux seules fins décrites à cette Politique de confidentialité, sujet aux obligations imposées et aux droits conférés à HRwire dans les lois applicables.
3.1 Renseignements recueillis par HRwire
Renseignements personnels des Employés. Dans le cadre des Services d’accompagnement RH fournis à un Client, HRwire peut recueillir les Renseignements personnels d’Employés du Client qui sont nécessaires pour lui permettre de fournir les Services. Les renseignements personnels ainsi recueillis varient selon la nature exacte des Services fournis par HRwire au Client, mais peuvent notamment inclure: le nom, le prénom, la date de naissance, le numéro de téléphone, l’adresse (courriel et civique), l’état (civil et matrimonial), la date d’entrée en fonction et le titre du poste, le numéro d’assurance sociale, le salaire, les contacts d’urgence et les conditions médicales, le dossier disciplinaire, etc. Lorsque HRwire recueille des Renseignements personnels d’Employés dans le contexte des Services d’accompagnement RH, il agit à titre de sous-traitant et non pas à titre de responsable du traitement des Renseignements personnels d’Employés. Les Renseignements personnels d’Employés recueillis par HRwire le sont conformément aux instructions reçues du Client à cet effet.
Évaluations psychométriques. Dans le cadre de certains Services précis fournis à un Client, HRwire peut avoir accès à des Renseignements personnels obtenus dans le contexte d’une évaluation psychométrique à propos d’un Employé ou d’un Candidat, lesquels Renseignements personnels peuvent être utilisés afin d’établir un profil psychométrique sur la Personne en question. Advenant ce cas, HRwire n’utilisera les Renseignements personnels qu’aux seules fins d’analyse de l’évaluation psychométrique dans le cadre de l’évaluation du Candidat pour combler l’Offre d’emploi.
Commentaires, demandes d’informations et de références. Advenant qu’une Personne contacte HRwire pour obtenir des informations sur les Services ou sur tout autre sujet, HRwire devra recueillir ses coordonnées (notamment son nom, numéro de téléphone et adresse courriel). Ces renseignements sont requis pour permettre à HRwire de communiquer avec cette Personne, de déterminer si les Services sont disponibles et de répondre aux requêtes, commentaires ou demandes d’informations soumises. Cette Personne peut également fournir des Renseignements personnels supplémentaires, notamment lorsqu’elle fait des commentaires, des requêtes ou des suggestions.
Service à la clientèle. Dans l’éventualité où une Personne communique avec le service à la clientèle de HRwire, HRwire aura alors accès aux renseignements communiqués ou autrement divulgués, incluant les coordonnées, de même que toute question posée ou tout commentaire et remarque formulés. Dans le cas d’un Client, HRwire aura également accès aux renseignements du Client accessibles afin d’offrir les Services, qui peuvent être utilisés afin de répondre à la communication du Client. HRwire colligera ensuite les renseignements requis pour (i) catégoriser la communication; (ii) répondre à toute requête ou demande d’informations ou à tout commentaire; (iii) envoyer toute information demandée; et (iv) enquêter sur toute violation de la Politique de confidentialité ou des autres modalités applicables. Comme décrit plus en détail à la section Accès, correction et suppression des renseignements personnels, tout Employé doit contacter son employeur, c’est-à-dire le Client approprié, et non HRwire, si cet Employé à des questions relatives à l’utilisation que fait un Client de ses Renseignements personnels; si cet Employé contacte le service à la clientèle de HRwire, celui-ci le redirigera vers le Client approprié.
Marketing et médias sociaux. HRwire pourrait souhaiter fournir des informations sur ses Services. À cet égard, HRwire pourrait utiliser l’adresse courriel ou autres coordonnées que tout Client, Candidat ou Visiteur peut fournir de temps à autre à HRwire, et ce, afin de communiquer des informations sur de nouveaux services ou fonctions, ou d’envoyer des nouvelles et des informations relatives aux Services existants. Ces communications seront transmises conformément aux lois applicables, et tout destinataire pourra retirer son consentement à tout moment, comme indiqué à la section Accès, correction et suppression des renseignements personnels. Notez que HRwire ne vend ni ne partage aucun Renseignement personnel à des tiers à des fins de marketing, et qu’aucune initiative de marketing n’est destinée, ne vise ou ne concerne des Employés.
HRwire partage sur des réseaux sociaux des renseignements à son sujet et à celui de ses Services. Toute personne qui interagit avec les publications de HRwire sur des réseaux sociaux peut voir ses Renseignements personnels colligés et traités. Toute personne doit réviser les paramètres de confidentialité applicables à ces réseaux sociaux et prendre connaissance des pratiques de gestion des renseignements personnels de ceux-ci.
Advenant que HRwire collige des renseignements disponibles sur des réseaux sociaux, alors telle collecte se fera sur une base agrégée et anonymisée et pour des fins licites seulement. Notez que l’utilisation des médias sociaux par HRwire n’a pas pour but d’en apprendre davantage sur, d’être ajoutée par ou de suivre des Employés, mais plutôt d’en apprendre davantage sur ses Clients (actuels et potentiels).
Témoignages et matériel promotionnel. Advenant qu’un Client ou que toute autre personne souhaite (ou accepte) de témoigner ou de rendre autrement une opinion, une photo ou tout autre matériel disponible en ligne concernant son appréciation des Services, alors HRwire pourra publier ce matériel promotionnel sur son Site public ou sur tout autre média social, et pourra inclure le nom ou pseudonyme et toute autre information que ce Client ou personne aura accepté de divulguer. Tels Client ou autre personne peuvent par la suite et à tout moment demander que ce matériel ou ces autres Renseignements personnels soient retirés du Site public et de tout autre média social.
Collecte des candidatures. Dans le cadre des Services de recrutement, HRwire collige les Renseignements personnels qui lui sont fournis volontairement, lorsqu’un Candidat répond à une Offre d’emploi via le Site public. Cette candidature est volontaire, et tout Candidat choisit les renseignements qu’il souhaite soumettre à HRwire; ceux-ci peuvent inclure le nom complet, l’adresse courriel, le numéro de téléphone et le C.V. Les Renseignements personnels soumis ne seront partagés qu’aux Personnes autorisées de HRwire et/ou de son Client, le cas échéant, ayant besoin de prendre connaissance de ces renseignements : (i) pour évaluer et vérifier les qualifications, les connaissances, les compétences et l’expérience des candidats; (ii) pour procéder à des vérifications des références et des antécédents et autrement pour vérifier les renseignements communiqués à HRwire; (iii) pour communiquer avec les Candidats; et (iv) pour améliorer le processus de recrutement. En plus des Renseignements personnels obtenus directement des Candidats, HRwire peut également procéder à sa propre vérification et obtenir des Renseignements personnels supplémentaires.
En plus d’afficher des Offres d’emploi chez des Clients sur le Site public, HRwire peut également recueillir des candidatures déposées par des Candidats sur des Offres d’emploi affichées sur des plateformes externes de recrutement et de recherche d’emploi, lorsque celles-ci sont gérées par HRwire dans le cadre des Services de recrutement fournis à un Client, peu importe que l’Offre d’emploi soit affichée comme étant au nom de HRwire, ou encore au nom du Client en question. Dans ces deux cas, HRwire recueillera également les Renseignements personnels fournis par le Candidat qui postule sur l’Offre d’emploi, de la même façon que si l’Offre d’emploi était affichée sur le Site public. Toutefois, les Offres d’emplois publiées sur des sites Internet et plateformes externes peuvent également être assujetties aux politiques de confidentialité et conditions d’utilisation de ces sites Web et plateformes externes. Il est fortement recommandé à toute personne, lorsqu’applicable, de réviser les conditions d’utilisation et les politiques propres à ces sites Internet de tiers, HRwire n’étant pas responsable du contenu ou des pratiques de ceux-ci.
Dans certains cas, HRwire peut également contacter directement des Candidats via des plateformes externes lorsque HRwire croit qu’une Offre d’emploi pourrait intéresser un Candidat potentiel. Dans ce cas, les Renseignements personnels recueillis auprès de tel Candidat seront les mêmes que si le Candidat avait d’emblée répondu à une Offre d’emploi, via le Site public ou une plateforme externe, à savoir le nom complet, l’adresse courriel, le numéro de téléphone et le C.V. de tel Candidat, et seront traités de la même façon.
3.2 Collecte de Renseignements personnels pour les Clients
Certains Services rendus par HRwire peuvent exiger des Clients qu’ils fournissent les Renseignements personnels de leurs propres Employés ou d’autres Personnes. Lorsque HRwire recueille et utilise des Renseignements personnels sur instruction d’un Client, HRwire agit en tant que fournisseur de services pour ce Client, et traite les Renseignements personnels recueillis en son nom.
HRwire compte sur ses Clients pour se conformer à toutes les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels lors de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de renseignements personnels par le biais des services, y compris en obtenant le consentement approprié auprès de ses Employés ou autres Personnes avant de recueillir, d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels par le biais des services. Lorsque la loi l’exige, HRwire signe des accords encadrant ce partage de renseignements personnels.
Si une Personne a des questions concernant les renseignements personnels que HRwire traite au nom d’un Client, cette Personne doit contacter directement le Client concerné et/ou consulter sa politique de protection des renseignements personnels.
3.3 Témoins et d’autres formes de technologies de suivi
Lorsqu’un Visiteur navigue sur le Site public, certains renseignements, incluant des Renseignements personnels (tels que les renseignements généraux sur son navigateur, l’adresse de protocole Internet, les interactions avec le Site public et tout autre renseignement décrit ci-dessous), peuvent être colligés par des moyens automatisés, tels que par les Témoins et autres formes de technologies suivantes :
Témoins processus : Ces Témoins permettent au Site public de fonctionner correctement (en rendant possible le suivi des demandes), d’assurer l’intégrité des pages Internet et de permettre aux Visiteurs de naviguer d’une page à l’autre.
Témoins statistiques : Ces Témoins colligent des données, comme la date et l’heure auxquelles le Site public a été utilisé pour la dernière fois et la fréquence des utilisations, les pages ou le contenu consulté(es) et la façon dont le Site public a été utilisé, les renseignements fournis et les fonctions des systèmes d’exploitation et les informations de connexion (ex. adresse de protocole Internet). Ces renseignements sont colligés à des fins de statistique et d’analyse, notamment pour déterminer la fréquence à laquelle le Site public et certaines pages sont visités, et quels types de fonctions et de contenu semblent être les plus intéressants. Ces renseignements aident HRwire à améliorer son Site public, en fonction des besoins et des intérêts identifiés.
D’autres formes de technologies peuvent également être utilisées à des fins similaires. Les Témoins et les autres formes de technologies peuvent être bloqués, à moins d’être requis pour permettre au Site public de fonctionner correctement. Ainsi, alors qu’il est possible de bloquer les Témoins statistiques, il en est autrement pour les Témoins processus, ceux-ci étant essentiels pour garantir le bon fonctionnement du Site public. Cependant, même s’ils ne peuvent pas être bloqués sans affecter la capacité d’utiliser les Services, ces Témoins sont de nature temporaire, et disparaîtront donc lors de la fermeture du logiciel de navigation ou lorsque les appareils électroniques seront fermés.
De nombreux navigateurs web vous permettent de gérer vos préférences en matière de Témoins. Vous pouvez configurer votre navigateur pour qu’il refuse les Témoins ou en supprime certains. Il se peut que vous puissiez gérer d’autres technologies de suivi de la même manière. Cependant, dans un tel cas, vous pourriez avoir de la difficulté à naviguer sur le Site public ou à utiliser certaines fonctions de celui-ci.
Google Analytics peut colliger des données sur les interactions de tout Visiteur avec le Site public. Ces renseignements seront ensuite traités et mis à jour à chaque fois que le Visiteur interagit avec le Site public. Pour ce faire, Google Analytics placera des codes sur le Site public, ce qui permettra à Google Analytics de voir les informations qui ont été consultées, ainsi que le navigateur, l’appareil et le dispositif utilisés. Les renseignements ainsi colligés peuvent être partagés (en tout ou en partie) avec HRwire afin que HRwire puisse mettre à jour, améliorer ou autrement optimiser le Site public, ou développer de nouveaux services. Veuillez consulter le site http://www.google.com/policies/privacy/partners pour savoir comment Google Analytics utilise ces informations.
4. PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS
HRwire ne vend pas, n’échange pas et ne loue pas de Renseignements personnels. De plus, aucun Renseignement personnel n’est partagé ou divulgué à des tiers, ni utilisé par ceux-ci à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été colligés, le tout tel que plus amplement décrit dans la présente politique, à moins que cela soit requis ou autorisé par la loi ou à moins qu’un consentement valable n’ait été obtenu, le cas échéant.
Sous réserve des exceptions décrites dans cet Article 4, HRwire ne partagera pas les Renseignements personnels des Employés d’un Client auxquels elle peut avoir accès dans le cadre des Services d’accompagnement RH fournis à ce Client, ni ceux d’un Candidat obtenus dans le cadre des Services de recrutement.
4.1 Services de recrutement
Si un Candidat ayant répondu à une Offre d’emploi n’est pas embauché par le Client pour lequel l’Offre d’emploi a été publiée, HRwire peut, avec la permission du Candidat, conserver les Renseignements personnels de celui-ci recueillis dans le cadre du processus de sélection afin de lui transmettre d’autres Offres d’emploi pouvant l’intéresser. Dans ce cas, les Renseignements personnels ainsi recueillis seront conservés conformément à l’Article 5 « Conservation des Renseignements personnels ».
4.2 Partage effectué dans le cadre de la fourniture des Services
Les Renseignements personnels recueillis par HRwire (incluant les Renseignements personnels d’Employés auxquels HRwire peut avoir accès dans le cadre des Services) peuvent être divulgués aux partenaires de HRwire qui facilitent la fourniture de tout Service ou de l’accès au Site public, en assistant HRwire dans le maintien et dans le développement de ses Services, notamment en offrant des services de développement logiciel, d’hébergement de données et de copies de sauvegarde, de facturation et de marketing, ou encore lorsque HRwire sous-traite la fourniture de Services à des Consultants. Toute divulgation, le cas échéant, sera limitée aux Personnes ayant besoin d’en prendre connaissance et après s’être assuré que les mesures (contractuelles et autres) aient été mises en place afin d’assurer la protection des Renseignements personnels partagés.
4.3 Partenaires du Client
À la demande du Client, HRwire peut parfois interagir avec des tiers externes afin d’intégrer les Services à d’autres services offerts par ces tiers au bénéfice du Client. Dans ce cas, il peut être nécessaire de communiquer des Renseignements personnels avec de tels tiers. HRwire procédera seulement à une telle communication à la demande expresse d’un Client, et le traitement des Renseignements personnels ainsi communiqués sera assujetti aux politiques et pratiques de confidentialité du tiers partenaire du Client.
4.4 Transaction commerciale
Certains Renseignements personnels peuvent être rendus accessibles à un acheteur potentiel (ou autre entité) dans le cadre d’une transaction commerciale ou d’une réorganisation corporative, le tout si telle communication est nécessaire pour procéder à la vente ou à toute autre transaction, et pour autant que telle divulgation soit effectuée en pleine conformité avec les lois applicables (en l’absence d’exigence spécifique avec cette Politique de confidentialité).
4.5 Respect des lois
Des renseignements personnels peuvent être utilisés et divulgués si HRwire (agissant de manière raisonnable) croit qu’une telle utilisation ou divulgation est nécessaire (i) pour se conformer aux lois applicables, à une procédure légale ou à une demande gouvernementale; (ii) pour protéger ses droits; ou (iii) pour atteindre tout autre objectif énoncé dans les lois applicables autorisant ou exigeant la divulgation de Renseignements personnels.
5. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Sous réserve des lois applicables, HRwire conservera et entreposera les Renseignements personnels à des fins d’utilisation et de divulgation compatibles avec la présente Politique de confidentialité, et ce, aussi longtemps que nécessaires pour réaliser les fins décrites à la présente. À cet effet, HRwire peut conserver et entreposer des Renseignements personnels après que les fins spécifiques pour lesquels ceux-ci ont été colligés aient été complétés si cela est raisonnablement nécessaire : (i) pour se conformer aux lois applicables ou pour prévenir toute infraction; (ii) pour résoudre tout différend; et (iii) pour assurer la mise en œuvre de cette Politique de confidentialité ou autrement préserver les droits de HRwire. Lorsque ces renseignements ne seront plus requis, ceux-ci seront effacés.
HRwire est une entreprise québécoise, et opère au Québec, à l’aide de serveurs et d’infrastructures situés au Québec. Cependant, afin de nous permettre de fournir nos Services, HRwire peut faire affaire avec des fournisseurs de services tiers qui peuvent être situés ailleurs qu’au Québec. Ainsi, tout traitement de renseignements personnels effectué par un tel fournisseur de services peut être fait à l’extérieur du Québec, notamment dans une autre province canadienne ou aux États-Unis, aux fins décrites dans la présente Politique. Les lois en matière de protection des renseignements personnels de ces juridictions peuvent différer des lois canadiennes et québécoises en matière de protection des renseignements personnels. Les mesures raisonnables, contractuelles ou autres, que HRwire peut prendre pour protéger les Renseignements personnels pendant qu’ils sont traités ou manipulés par ces fournisseurs de services sont assujetties aux exigences légales étrangères applicables, notamment les exigences licites de communiquer des renseignements personnels aux autorités gouvernementales et autorités policières, dans certaines circonstances. En communiquant ses Renseignements personnels dans le cadre des Services offerts par HRwire, toute Personne consent à un tel transfert et hébergement.
Pour plus d’information à l’égard des politiques et des pratiques de HRwire relativement au transfert et au traitement de renseignements personnels à l’extérieur du Québec et/ou du Canada, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de HRwire de l’une ou l’autre des façons décrites à la section Contacter HRwire de la présente Politique.
6. MESURES DE SÉCURITÉ MISES EN PLACE
6.1 HRwire déploie des mesures raisonnablement requises afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Renseignements personnels. À cet effet, HRwire a notamment mis en place ou met présentement en œuvre les mesures suivantes :
6.1.1 Accès Web des Clients : Des mesures sont prises afin de s’assurer que chaque Client de HRwire puisse seulement accéder aux données le concernant et concernant ses Employés, et ne puisse accéder aux données des autres Clients.
6.1.2 Sécurisation des données en transit : Chaque fois que le Site public est consulté, la technologie Secure Sockets Layer (SSL) protège les Renseignements personnels à l’aide de l’authentification du serveur et du cryptage des données. Aucun Renseignement personnel ne sera communiqué avant l’activation de cette technologie, laquelle peut être confirmée en regardant : un navigateur, laquelle affichera alors dépendamment du navigateur un cadenas à gauche de l’adresse du site Internet (URL); et (ii) l’adresse URL ou la barre d’adresse du navigateur, dans lesquelles les premiers caractères devraient passer de « http » à « https ».
6.1.3 Sécurisation des données au repos : Les Renseignements personnels sont chiffrés lorsqu’ils sont au repos. Les Renseignements personnels des Employés sont également chiffrés par HRwire lorsqu’ils sont au repos.
6.1.4 Accès limité : Toute Personne autorisée ou Consultant de HRwire pouvant accéder aux Renseignements personnels détenus sur un Client et/ou ses Employés dans le cadre des Services fourni à celui-ci est sensibilisée quant aux mesures de sécurité à prendre pour protéger les Renseignements personnels.
6.1.5 Centres de données sécurisés : Les fournisseurs cloud utilisés par HRwire utilisent différentes mesures de sécurité afin de protéger les renseignements personnels qu’ils hébergent.
6.2 Nonobstant ce qui précède, tout Client et toute autre personne doivent garder en tête de ce qui suit :
6.2.1 CONSIDÉRATIONS GÉNÉRALES : MÊME SI HRwire UTILISE DES TECHNOLOGIES DE QUALITÉ MARCHANDE ET QUI SONT ADAPTÉES À LA FOURNITURE DES SERVICES, TOUTE PLATEFORME ÉLECTRONIQUE ET TOUT SERVEUR – COMME TOUTE AUTRE FORME DE FICHIER – N’EST PAS INFAILLIBLE NI ENTIÈREMENT À L’ABRI D’ÉVÉNEMENTS IMPRÉVISIBLES OU DE FORCE MAJEURE, DE CYBERATTAQUES OU D’UTILISATIONS ET D’ACCÈS NON AUTORISÉS, ET TOUT CLIENT, CANDIDAT OU VISITEUR, DE MÊME QUE TOUTE AUTRE PERSONNE, DOIVENT ÊTRE CONSCIENTS QU’IL Y A UN RISQUE ASSOCIÉ À LA TRANSMISSION ÉLECTRONIQUE DE TOUTE DONNÉE. CE RISQUE EST INHÉRENT À TOUTE TRANSACTION ÉLECTRONIQUE ET TOUTE AUTRE FORME DE COMMUNICATION. PAR CONSÉQUENT, HRwire NE PEUT GARANTIR QUE TELLE INFORMATION NE SERA JAMAIS INTERCEPTÉE OU VUE OU NE FERA JAMAIS L’OBJET D’AUTRES INCIDENTS. DES ÉVÉNEMENTS PEUVENT SURVENIR, AUX TERMES DESQUELS DES APPAREILS OU SYSTÈMES PEUVENT ÊTRE ACCÉDÉS OU CONTRÔLÉS PAR DES PERSONNES NON-AUTORISÉES, ET DES COMMUNICATIONS ET INVITATIONS INDÉSIRABLES PEUVENT ÊTRE REÇUES. ADVENANT QU’UN CLIENT OU QU’UNE PERSONNE REÇOIVE UNE COMMUNICATION QUI SEMBLE PROVENIR DE HRwire DEMANDANT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS, ALORS TEL CLIENT OU TELLE PERSONNE DOIT S’ABSTENIR DE RÉPONDRE À CES COMMUNICATIONS. HRwire NE DEMANDERA PAS DES INFORMATIONS (FINANCIÈRES OU AUTRES INFORMATIONS SENSIBLES) DE CETTE FAÇON. DANS L’ÉVENTUALITÉ OÙ UN CLIENT OU UNE PERSONNE AVAIT COMMUNIQUÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN RÉPONSE À UN COURRIEL, À UNE FENÊTRE FLASH OU À UN SITE WEB SUSPECT PRÉTENDANT ÊTRE AFFILIÉ AVEC HRwire OU SI L’UN DES ÉVÉNEMENTS PRÉCÉDENTS SE MATÉRIALISE, ALORS IL FAUDRA CONTACTER HRwire IMMÉDIATEMENT.
6.2.2 Mesures à mettre en œuvre : Les Clients reconnaissent et conviennent (en leur nom et en celui de leurs Personnes autorisées) : être responsables de la mise en œuvre de et de la pleine conformité avec toutes les mesures, les procédés et les protections de sécurité (physiques, électroniques, technologiques, organisationnels, contractuels et autres), afin de préserver la confidentialité de toute information reçue ou échangée.
7. SITES INTERNET DE TIERS
Advenant que des liens vers des sites Internet de tiers soient fournis sur le Site public, alors toute personne accédant à ces sites Internet de tiers doit garder en tête que ces sites fonctionnent de manière indépendante et sont soumis à des conditions d’utilisation et à des règles de confidentialité qui leur sont propres. Il est fortement recommandé à toute personne, lorsqu’applicable, de réviser les conditions d’utilisation et les politiques propres à ces sites Internet de tiers, HRwire n’étant pas responsable du contenu ou des pratiques de ces sites Internet.
8. ACCÈS, CORRECTION ET SUPPRESSION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
8.1 Demande du Client et des Employés
Conformément aux lois applicables, tout Client peut accéder ou corriger des Renseignements personnels recueillis par HRwire dans le cadre des Services fournis, notamment à des fins de facturation, de maintien de la relation d’affaires, de publicité ou autres. Il est important que les renseignements personnels que HRwire détient au sujet de ses Clients soient exacts et à jour. Veuillez nous tenir informés de toute modification nécessaire à faire à vos renseignements personnels.
HRwire déploiera des mesures afin de ne pas conserver les Renseignements personnels plus longtemps que nécessaire pour offrir les Services, sujet à ses obligations légales ou sous réserve de ses droits prévus aux lois applicables. À la demande d’un Client, HRwire supprimera tous les Renseignements personnels détenus en lien avec celui-ci, incluant ceux de ses Employés pouvant être conservés par HRwire. À cet égard et au besoin, le Client est responsable de s’assurer que toute copie appropriée des Renseignements personnels des Employés (et de toute autre information, le cas échéant) soit sauvegardée.
Advenant qu’un Employé actif ou un ancien Employé d’un Client souhaite avoir accès à ses Renseignements personnels obtenus par HRwire dans le cadre des Services fournis au Client, celui-ci devra s’adresser directement au Client concerné, lequel aura la responsabilité de traiter la demande d’accès conformément aux lois applicables. Si un Employé contacte HRwire à propos de ses Renseignements personnels, HRwire redirigera l’Employé vers le Client.
Dans certains cas, les lois applicables peuvent obliger HRwire à refuser de donner accès à un Client ou Employé à une partie ou à la totalité des Renseignements personnels détenus à son sujet, ou qui peuvent avoir été détruits, effacés ou rendus anonymes conformément aux obligations légales de conservation des dossiers et aux meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels. Si HRwire n’est pas en mesure de donner accès à ses renseignements personnels à un Client ou Employé, HRwire informera celui-ci des raisons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire. Ces restrictions peuvent inclure, par exemple, l’implication d’informations sur une autre personne qui révéleraient ses renseignements personnels ou des informations commerciales confidentielles, ou des informations difficiles à obtenir et dont le coût d’obtention serait prohibitif.
8.2 Demandes des Candidats et des Visiteurs
Dans l’éventualité où un Candidat a communiqué ses Renseignements personnels à HRwire dans le cadre d’une Offre d’emploi administrée directement par HRwire, sur le Site public ou sur une autre plateforme, ou encore si des Renseignements personnels à l’égard d’un Visiteur ont été recueillis par HRwire, et que ce Candidat ou Visiteur, selon le cas, veut consulter, mettre à jour ou faire supprimer ses Renseignements personnels recueillis, celui-ci pourra s’adresser à HRwire à ce sujet, en utilisant les coordonnées indiquées au bas de cette Politique de confidentialité. Il se peut que HRwire n’accepte pas une demande de modification des renseignements s’il y a lieu de penser que la modification violerait une loi ou une exigence légale ou donnerait lieu à des informations incorrectes dans leurs dossiers.
Avant de donner accès, fournir ou effectuer un changement demandé à l’égard de Renseignements personnels conservés, HRwire peut demander du Candidat ou Visiteur, le cas échéant, des informations afin de confirmer l’identité de celui-ci ainsi que son droit d’accès à ces renseignements. Dans certains cas, les lois applicables peuvent obliger HRwire à refuser de donner accès à une partie ou à la totalité des Renseignements personnels détenus à leur sujet, ou que HRwire peut avoir détruits, effacés ou rendus anonymes conformément à leurs obligations légales de conservation des dossiers et aux meilleures pratiques en matière de protection des renseignements personnels.
Si la suppression de Renseignements personnels est demandée par le Candidat ou le Visiteur, HRwire ne sera peut-être pas en mesure de fournir certains services. Les conséquences de la suppression de Renseignements personnels seront expliquées à la Personne une fois la demande reçue, afin de l’aider dans sa décision.
Si HRwire n’est pas en mesure de donner accès à une Personne à ses Renseignements personnels, cette Personne sera informée des raisons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire. Ces restrictions peuvent inclure, par exemple, l’implication d’informations sur une autre personne qui révéleraient ses renseignements personnels ou des informations commerciales confidentielles, ou des informations difficiles à obtenir et dont le coût d’obtention serait prohibitif.
8.3 Retrait du consentement
HRwire peut communiquer avec tout Client, Candidat ou Visiteur à des fins promotionnelles et de marketing. En règle générale, HRwire optera pour les mêmes moyens de communication que ceux choisis par tel Client, Candidat ou Visiteur pour contacter HRwire, ou ceux que le Client, Candidat ou Visiteur aura spécifié. Advenant que tout destinataire souhaite être retiré d’une (ou de plusieurs) liste promotionnelle de HRwire, tel destinataire doit cliquer sur le mécanisme de désabonnement prévu au bas de chaque courriel ou simplement répondre à ce courriel avec le mot « Arrêt » ou « Désabonnement ».
9. MODIFICATIONS À CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
HRwire se réserve le droit de changer ou de modifier cette Politique de confidentialité de temps à autre. Tout changement substantiel sera porté à l’attention des Clients, Candidats et Visiteurs ou autres Personnes avant qu’il ne prenne effet via une bannière web ou par tout autre moyen. Par la suite, la Politique de confidentialité ainsi mise à jour sera rendue disponible et facilement accessible. Une version mise à jour de cette Politique de confidentialité sera aussi publiée chaque fois qu’une modification mineure y est apportée. Toute personne peut savoir si cette Politique de confidentialité a changé en regardant la date d’entrée en vigueur apparaissant dans le haut de celle-ci. HRwire recommande que cette Politique de confidentialité soit révisée périodiquement afin d’être au fait des pratiques actuelles de HRwire, puisque l’utilisation continue des Services et/ou du Site public sera réputée constituer une acceptation de tout amendement à la présente politique. Si un Client ou toute autre personne, selon le cas, est en désaccord avec les amendements apportés à cette Politique de confidentialité ou à certaines modalités et conditions applicables, alors tel Client, Candidat, Visiteur ou telle personne doit cesser immédiatement d’accéder ou d’utiliser les Services et/ou le Site public.
10. CONTACTER HRwire
Toute question et tout commentaire concernant cette Politique de confidentialité, ainsi que toute demande faite en lien avec celle-ci doivent être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels de HRwire aux coordonnées suivantes :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Les demandes et les requêtes formulées seront traitées le plus rapidement possible.